مشتریان باید برای راه‌اندازی نرم‌افزار، داده‌های مربوط به رانندگان، ناوگان خودرویی و سازمان را به طور کامل در سامانه ثبت کنند. پس از آن هر خودرو نیز باید به راننده مربوطه ارتباط پیدا کند. همچنین اطلاعات مربوط به کاربران برای ثبت عملکرد آن‌ها از الزامات است. در صورتی که از ماژول تعمیرات و نگهداری استفاده می‌کنید، باید اولین سرویس و اطلاعات آن با دقت و جزئیات در سامانه ثبت شود. پس از آن دیگر سرویس‌ها به رانندگان هشدار داده خواهد شد.

با ثبت کلیه داده‌های مربوط به تعمیرات و نگهداری اول، با توجه به داده‌های ثبت شده در سامانه بر اساس کارکرد خودرو، زمان سرویس‌های بعدی به رانندگان و مدیران نقلیه گزارش داده شده و با تعمیرات و نگهداری به‌موقع هزینه‌های ناشی از عدم توجه به تعمیرات و نگهداری کاهش می‌یابد.

سوخت مصرفی در این سامانه به سه روش متفاوت محاسبه می‌شود. اولین روش نصب سنسور سوخت بر روی مخزن بنزین است. که در این حالت میزان سوخت موجود محاسبه می‌شود. در حالت دوم اطلاعات مربوط به ECU خودرو میزان سوخت مصرفی را اعلام می‌کند، که این روش محاسبه تنها برای خودروهای دارای ECU امکان‌پذیر است. و در نهایت با استفاده از داده‌های ثبت شده در سامانه و مشخصات خودرو می‌توان میزان سوخت مصرفی خودرو را محاسبه کرد.

با توجه به این که در سامانه مدیریت ناوگان اتوبوسرانی امکان ترسیم محدوده‌های جغرافیایی وجود دارد. می‌توان پس از رسم این محدوده‌ها، دریافت هشدار زمان ورود و خروج به محدوده‌های جغرافیایی را نیز فعال کرده و با ورود و خروج به محدوده، بتوان هشدار دریافت کرد و آگاه شد.

دستگاه ECU با داشتن خروجی دیجیتال می‌تواند به پورتی وصل شده که به رله قطع کن متصل می‌شود. سیستم گزارش شده می‌تواند به سوئیچ خودرو، پمپ بنزین و یا سیستم برق خودرو نصب شود. بلافاصله در صورت تمایل به خاموش کردن خودرو با ارسال یک پیام برای شماره سیم‌کارت موجود در دستگاه، خودرو خاموش می‌شود.